プレスリリース作成と配信の基礎知識：メディア掲載を最大化する戦略的アプローチ
プレスリリース作成が広報戦略において担う役割
広報活動において、プレスリリースは自社の情報やニュースを社会に伝えるための重要な手段です。メディアエコシステムが多様化する現代において、単に情報を発信するだけでなく、戦略的にプレスリリースを作成・配信することで、メディアからの注目を集め、自社のブランド価値向上や事業成長に貢献することができます。
特に、広報活動を始めたばかりの担当者にとって、プレスリリースはメディアとの最初の接点となることも少なくありません。本記事では、プレスリリースの基本的な考え方から、効果的な作成方法、そしてメディア掲載を最大化するための配信戦略まで、実践的なアプローチを解説いたします。
プレスリリースとは何か：その定義と戦略的意義
プレスリリースは、企業や団体が新製品、新サービス、イベント開催、人事異動、調査結果などの重要な情報を公式にメディアへ発表するための文書です。その目的は、メディアを通じて広く一般に情報を伝え、認知度向上や理解促進を図ることにあります。
広報活動における戦略的意義としては、以下の点が挙げられます。
- 情報源としての信頼性: プレスリリースは公式な発表であるため、情報源としての信頼性が高く、メディアが記事を作成する際の根拠となります。
- メディアリレーションズの構築: プレスリリースを継続的に発信することで、メディアとの接点を増やし、良好な関係構築のきっかけを作ります。
- 情報拡散の起点: メディアに掲載されることで、情報がさらに多くの人々に届く可能性が広がります。これは、自社のウェブサイトやSNSだけでは達成しにくい広範なリーチを実現します。
- ブランドイメージの向上: 注目されるニュースや社会貢献性の高い情報を発信することで、企業のポジティブなイメージ形成に寄与します。
これらの点を理解し、メディアエコシステム全体の中でプレスリリースがどのように機能するかを把握することが、広報戦略の第一歩となります。
成果につながるプレスリリース作成の基本
メディア掲載を実現するためには、メディアが「ニュース性がある」と判断する、構成が明確で魅力的なプレスリリースを作成することが不可欠です。
1. 構成要素を理解する
一般的なプレスリリースは、以下の要素で構成されます。
- タイトル: 最も重要であり、情報の核となる部分です。メディア関係者が一目で内容を理解し、興味を持つような具体的で魅力的なタイトルを設定します。
- サブタイトル（見出し）: タイトルを補足し、プレスリリースの主要なポイントを簡潔に伝えます。
- リード文（導入部）: 「いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように」といった5W1Hの要素を盛り込み、本文の要約を200字程度でまとめます。ここで全体像を把握できるよう工夫します。
- 本文: リード文で触れた内容を具体的に記述します。背景、製品・サービスの詳細、効果、ターゲット層、価格などを詳しく説明し、写真や図表を用いることで視覚的な理解を促します。
- 企業概要: 自社の基本情報（社名、代表者、所在地、事業内容など）を記載します。
- 問い合わせ先: プレスリリースに関する問い合わせに対応できるよう、担当部署名、氏名、電話番号、メールアドレスを明記します。
- 配信日: プレスリリースの公開日を明確にします。
2. 効果的な記述のポイント
- ニュース性を意識する: その情報が社会にとって「新しい」「珍しい」「役立つ」といった要素を含んでいるかを自問し、ニュースバリューを高める表現を心がけます。
- 客観性と具体性: 事実に基づき、客観的なデータや具体的な事例を用いて説明します。抽象的な表現は避け、数字や固有名詞を積極的に使用します。
- 簡潔な文章: 専門用語を使用する際は、必ず平易な言葉で補足説明を加えます。一文を短くし、結論から先に述べるPREP法（Point, Reason, Example, Point）などを活用すると効果的です。
- ターゲットメディアを意識する: どのようなメディアに掲載されたいかを想定し、そのメディアの読者層が興味を持つであろう視点を盛り込みます。
これらの要素とポイントを踏まえることで、メディアの担当者が内容を理解しやすく、記事化しやすいプレスリリースを作成することが可能になります。テンプレートを活用する際は、これらの基本原則が反映されているかを確認しながら、自社の情報に合わせてカスタマイズしていくことが重要です。
メディア掲載を最大化する配信戦略
魅力的なプレスリリースが完成したら、次はその情報をどのようにメディアに届けるかが重要です。
1. 配信チャネルの選定
- プレスリリース配信サービス: 多くのメディアに一括で情報を届けることができます。特に地方メディアや専門メディアへのリーチも期待できます。
- 自社ウェブサイト・SNS: 公式情報として自社サイトのニュースリリース欄に掲載し、SNSで告知することで、直接のフォロワーやサイト訪問者へ情報を届けます。
- 直接アプローチ（メディアリレーションズ）: ターゲットとなるメディアや記者が明確な場合、直接メールや電話で情報を提供します。この際、なぜそのメディアに情報を送ったのか、そのメディアの読者にどのように役立つ情報なのかを簡潔に伝えることが有効です。
2. ターゲットメディアの選定とアプローチ
メディアとの良好な関係構築には、ターゲットを絞ったアプローチが不可欠です。
- メディアリストの活用: 自社の事業内容や製品・サービスに関心を持ちそうなメディアをリストアップし、それぞれのメディアの特性（読者層、得意分野、記事のスタイルなど）を把握します。
- 担当記者の特定: 可能であれば、特定の分野を担当する記者や編集者の情報を収集し、個別にアプローチすることで掲載確度を高めます。
- パーソナライズされた提案: 定型的なメールだけでなく、そのメディアや記者に合わせた個別のコメントや提案を加えることで、プレスリリースが埋もれてしまうことを防ぎます。
3. 配信タイミングの重要性
情報の鮮度はメディアにとって非常に重要です。新製品発表であれば発売日前に、イベント開催であれば告知解禁日を考慮して、適切なタイミングでプレスリリースを配信します。また、記者が記事を作成するスケジュールを考慮し、余裕を持った配信を心がけることも大切です。
広報効果の測定と上司への報告
プレスリリースを配信したらそれで終わりではありません。その効果を測定し、次へと活かすことが重要です。
- 掲載状況の確認: どのようなメディアに、いつ、どのように掲載されたかを確認します。掲載媒体の質（読者層、影響力など）も評価の対象です。
- 掲載記事の分析: 掲載された記事の内容を読み込み、自社の意図が正しく伝わっているか、改善点はないかなどを分析します。
- ウェブサイトへの影響: プレスリリース配信後に、自社ウェブサイトのアクセス数や問い合わせ数、特定のキーワードでの検索順位に変化があったかを確認します。
- 上司への報告: 掲載媒体のリスト、記事の切り抜き、ウェブサイトへの影響などをまとめ、具体的な成果として報告します。掲載に至らなかった場合でも、その理由や今後の改善策を添えて報告することで、広報活動への理解を深めてもらうことができます。
まとめ
プレスリリースは、単なる情報伝達の手段ではなく、メディアエコシステムにおける戦略的な情報発信の核となるツールです。その作成においては、明確な構成とニュース性を意識した記述が求められます。そして、完成したプレスリリースを効果的にメディアに届けるためには、ターゲットを絞った配信戦略と、メディアとの良好なリレーションズ構築が不可欠です。
広報担当者として、プレスリリース作成の基礎を習得し、その効果測定を通じて継続的に改善していく姿勢が、メディア掲載の最大化ひいては企業のブランド価値向上へと繋がります。本記事が、皆様の広報活動の一助となれば幸いです。